Documententemplates en PDF-afdrukken aanpassen

Daniel Shenker May 12, 2020

Elk verhuurbedrijf voor materieel vertrouwt op duidelijke, herkenbare documentatie om de operaties soepel te laten verlopen. HireHop beschikt over een zeer krachtige, geavanceerde engine voor het maken en bewerken van documenten waarmee u volledig op maat gemaakte HTML- en PDF-documenten kunt genereren, waaronder offertes, facturen, pakbonnen, inkooporders, verzamellijsten (pull sheets) en materieellabels.

Hoewel het ontzettend robuust is, is het eenvoudig in gebruik. Alle documenten zijn geschreven in standaard HTML en ondersteunen volledig CSS en JavaScript, zelfs wanneer HireHop ze omzet naar een platte PDF. Er zijn talloze standaardtemplates direct beschikbaar, en elke template kan volledig worden aangepast als u een betalende abonnee van HireHop bent.

Documenttypen & Regels

Een documenttemplate is alleen beschikbaar op de toepasselijke, contextafhankelijke locatie binnen de software. Bijvoorbeeld:

Een Offerte-document verschijnt alleen wanneer u zich daadwerkelijk binnen een project bevindt (en niet wanneer u in het voorraadbeheer of een projectenoverzicht bent).
Een Factuur-document verschijnt alleen wanneer er een goedgekeurde factuur is geselecteerd in het tabblad Facturering. Als de factuur nog niet is goedgekeurd, blijft de optie om het document te genereren verborgen.

Documenttemplates beheren

In Instellingen ➔ Documenten kunt u een nieuwe template toevoegen of bestaande lay-outs bewerken:

Alle standaardtemplatedocumenten zijn voorzien van een hangslotpictogram in hun overzichtsrij. Als u een van deze bewerkt, maakt HireHop automatisch een aangepaste kopie aan als nieuw document.
Templatedocumenten met een hangslot zijn volkomen veilig om te verwijderen, omdat ze op elk moment eenvoudig opnieuw kunnen worden toegevoegd vanuit de standaardbibliotheek.
Documenten zonder hangslotpictogram zijn uw unieke, aangepaste templates. Deze kunnen niet worden hersteld nadat ze zijn verwijderd, dus het wordt ten zeerste aanbevolen om regelmatig externe back-ups te maken van uw aangepaste code.

Samenvoegvelden bewerken en gebruiken

Hoewel HireHop een eenvoudige ingebouwde HTML-editor bevat, wordt het ten zeerste aanbevolen om zoveel mogelijk de weergave “Broncode” te gebruiken voor nauwkeurige controle.

HireHop-templates maken gebruik van dynamische samenvoegvelden die automatisch vooraf worden gevuld met livegegevens wanneer u een document afdrukt, downloadt of e-mailt.

De volledige lijst met beschikbare gegevensvelden en een uitgebreide uitleg over hoe u deze kunt gebruiken, is te vinden in de officiële naslaghandleiding voor HireHop-samenvoegvelden.

Koppelen met de HireHop API & Aangepaste scripts

In plaats van (of naast) het gebruik van standaard samenvoegvelden, kunnen documenten in HireHop rechtstreeks communiceren met de HireHop API om ruwe data direct van de server op te halen.(Let op: om veiligheidsredenen werkt dit live ophalen via de API niet op gedeelde documentlinks die naar klanten worden verzonden.)

HireHop-documenten kunnen communiceren met API’s van derden en zelfs robuuste JavaScript-frameworks laden en gebruiken. Als voorbeeld van een document dat zijn gegevens via de API ophaalt, kunt u de code kopiëren van de template op https://myhirehop.com/docs/job_info.html en deze rechtstreeks in een projectdocument plakken. De ruwe uitvoer is een volledige datadump die direct van de server is ontvangen.

U kunt een document ook gebruiken om data terug te sturen naar het systeem (via POST), wat precies is hoe de handtekeningverzoekfunctie van HireHop werkt.

Voorbeeld van een geautomatiseerd archiveringsscript

Als u bijvoorbeeld een offertedocument afdrukt of e-mailt, zorgt het toevoegen van onderstaand aangepast script aan uw offertetemplate ervoor dat er automatisch een archiefitem wordt aangemaakt telkens wanneer dat document wordt geopend in een nieuw tabblad, wordt gedownload of als PDF wordt verzonden:

<script>
	// Save the supplying list as a quote once the document has finished loading
	window.onload = function() {
		var http = new XMLHttpRequest(),
		    job_id = document.getElementById("number").textContent,
		    now_str = (new Date()).toLocaleDateString(),
		    params = "job=" + job_id + "&desc=" + encodeURIComponent("Quote sent - " + now_str);
		http.open("POST", "/php_functions/archive_insert.php");
		http.setRequestHeader("Content-type", "application/x-www-form-urlencoded");
		http.send(params);
	}
</script>

PDF’s renderen & Uw engine selecteren

HireHop gebruikt twee verschillende renderengines om HTML-documenten om te zetten in scherpe PDF’s:

Chromium: De moderne engine die wordt gebruikt door Google Chrome en Microsoft Edge. Deze ondersteunt moderne HTML5- en geavanceerde opmaakregels vlekkeloos.
WebKit: De oudere engine die de basis vormt van Apple Safari.

Hoewel WebKit ouder is, genereert het PDF-documenten aanzienlijk sneller vanwege de eenvoud ervan. Als uw documentopmaak correct wordt weergegeven en er goed uitziet met WebKit, wordt het ten zeerste aanbevolen om dit te gebruiken om uw verwerkingssnelheid te optimaliseren.

Digitaal briefpapier toevoegen aan documenten

Bij het afdrukken of e-mailen van PDF-bestanden kunt u digitale briefhoofden of achtergronden uploaden waarover uw documenttekst automatisch wordt geplaatst.

Briefpapierbestanden worden geüpload als standaard PDF’s binnen Depotbeheer, wat betekent dat u unieke huisstijlen en contactgegevens automatisch kunt aanpassen per afzonderlijk depot (inclusief virtuele depots).
De lay-outengine voegt briefpapierpagina’s opeenvolgend toe om overeen te komen met uw document. Als uw template langer is dan uw briefpapierbestand, wordt de laatste pagina van uw briefpapier-PDF automatisch herhaald voor alle resterende documentpagina’s.
Voorbeeld: Het uploaden van een achtergrond-PDF van één pagina plaatst die exactzelfde afbeelding achter elke pagina van uw afdruk. Het uploaden van een briefpapier-PDF van 2 pagina’s plaatst pagina 1 achter uw eerste vel, en pagina 2 achter vel twee en elke volgende pagina die daarna komt.

Hulp nodig met uw documentopmaak?

Het hebben van professioneel vormgegeven, duidelijke documenten is essentieel om de juiste indruk te maken op uw klanten. Met de flexibele documentaanpassing van HireHop kunt u uw lay-outs precies afstemmen op uw richtlijnen voor de huisstijl.

Als u klaar bent om uw templates bij te werken, kunt u inloggen op HireHop om uw documenten te bewerken in uw instellingen. Als u hulp nodig hebt bij het instellen van een complexe HTML-lay-out of het migreren van een specifiek ontwerp, neem dan contact op met ons supportteam, zij helpen u graag verder.

Author